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笔者在文中讲述了身处大规模团队之中,如何利用流程和工具减少沟通成本。

上两篇中,我们探讨了大规模团队中可能会出现的沟通问题,以及可采用的沟通模式。

本文将给大家分享:我♧们团队为减少沟通成本而采用的一些流程工具,希望能给大家带来一些帮助。

一、流程的定义

流程的定义和执行,主要是为了能够保证输出结果稳定,每一个环节的权责明确,自动按照预定的工作路线进行流转。

在沟通层面上的解释是:为了明确分割好每个环节的α工作内容和职责,减少或避免持续与其他人员沟通的工作。因为输出的内╠╡容和◄约定的Ⅶ工作都是固定的,只需要按照约定的流程做好要做的事情并转交到下一个环节。

云〗计算是个庞大的平台型∮系统,如果没有一定的流程进行约束和分工,在重复的工作中就会承担巨大的沟通成本甚至于出现各种问题。

项目管理上ξ,我们有一个总体的流程⿴:以半年为一个完整的里程碑周期,而里程碑周期中又会有以月为周期的迭代,这样滚动式开发流程前进。

除了这个总体流程,我们还有其他各种小的流№程来进行补充,针对各种不同的重要事件进行流程规范:

上线流程

环境部署流程

故障恢复流程

二、定期会议和报告

网易PMO针对会议和报告成本过高的现状,有过一次讨ぷ论:大团队下是否有必要开周会和提交Ⅺ周报?如果要开,如π何才能开好周会、利├用好周报?

最终都没有一个很明确的定论,但是有那么几点是可以肯定的:

在团队还△未达到理想的沟通状态之前, 为了能够同∩步信息,传达精神,互相学习、借鉴甚至于解决全局性问题,周会还是有必要的。 周会不是讨论过多∠细节性问题的地方, 需要在会议前做好充分的准备;同时,控制好周会节奏۞,提高周会的效率の。 周报也还是有必要的,但周报不能只是单纯的记录,需要精炼易懂,突出重点,起到效果。

云计算根据目前团队的♣状况,也制定了一系列的定期会议和报告制度,特别是在跨组织的背景下,是有效同步整体信息和传▓达精神、规划的途径之一。

围绕云计算的整体的项目管理流程,每个节点都会有相应的会议※:

里程碑计划会(各模块组,≈半年一次) 里程碑评审会(各模块组和相关评审人,半年一次) 迭代计划会(各模块组,一月一次) 迭代发布会(云计算模块负责人,一月一次) 迭代总结会(各模块组,一月一次) 周会(云计算模块负责人,一周一次)

伴随着这些会议,也同样会有报告输出々:

里程碑报告(模块负责人,半年一次) 周报(模ξ块负责人提交各自模块的周报,项目经理汇总总结,一周一次) 月报(项目经理,一月一次)

这些是云计算整体会议和报告制度,每个模块组的内部也会根据≤不同的情况和要求,会对模块组成员要求定期的日站会,周会,日报,周报等不同形式的会议和报告。

三、工具

任何⿺的流程制度都是人为的约束,团队大了约束๑起来就会更加困难。

管理者的目的并不是为了约束并展示权威,而是希望大家的每日工作能够切实地按照所定流程制度执行到位,让工作顺畅起来,效率提升起来。而另一方面,流程和制度本身就是为了要让重复性的工作输出更加稳定。但是人不是机器,天生地会对重复性劳动逐渐会失去兴趣且容易犯错。

那么,有η效的工具对我们来说就是提高重复工作的效率、减少重复工作出错, 甚至在出错之后能够得到提醒和纠正的必不可少的手段之一。

网易云计算中就使用了不―少的工具,在大规模团队下,帮助和ω减少了沟通的成本。

1. JIRA

这是一个任务管理和Bug跟踪的工具,但任何一个管理工具的使用必定需要带上项目本๑身的管〾理理念于其中,才能充分发挥工具本身的价值。

云计算从里程碑任务开始,到迭代╜计划任◈务,到每个人的日常任务层层分解全部都会记录在JIRA⿸系统中,且都有明确的交付定义和责任人。

除了任务本身,还有bug的跟踪▀,改进意见的≦记录,甚至是风险的跟踪都会完全通过JIRA进行管理,这也是对团队工作进行量化的一个前提,数据积累的重要过程。

2. POPO、易信和邮件

通讯工具自⿻然是必不可少,但不同响应级别的通讯工具都需要具备,这样才能够在有需要的时候联系到正确的人。

但无论怎么搭配和混合使用,邮件始终还是最为官方且正式的通讯方式,作为邮件的重要性始终还是无法替代,通常都会发送邮件并且配合使用POPO、易信,或者是口头和电话。

3. 持续集成和其他自动化┊┋工具

这是一个Ъ开发测试集成的工具,从另一个角度讲可以减少和避免因为沟通不畅而导致的问题出现,在∞问题最早的时候就发现并解决他,减少沟通成本。

如果说,流程是减少了人与人合⿶作之间的不必要沟通;那么,自动化工具却可以减少人与人合作之间的流程,彻底解决在合作过程中因为信息不一致而导致的错误发生。

而针对持续集成和自动化工具还是一块很大的内容,此时我还是暂且按下不表。

有了流程制度以及相关工具,沟通是不是顺畅无阻了呢?

在我们°゜制定流程或采纳工具╪的时▲候,都有一个假设:团队成员都会准确严格执行,可我们面对的不是机器而是活生生的人。

我们还能做些什么?

这个问题我们会在以后进◙行详↔细讲解。

 

作者:钟欣,微信公众号:NetEasePM,网易杭研项目管理部资╨深项目经理。

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